Backoffice Assistant Huisvesting & Facilities

 

Backoffice Assistant Huisvesting & Facilities

4- of 5-daagse werkweek

MYSS adviseert, implementeert en regisseert namens haar cliënten de huisvestingsprocessen van hun organisaties. Hierbij is het belang dat je een brede blik hebt op facilitaire processen en ziet hoe deze ingrijpen op huisvesting, werkplekgebruik en de prestaties van medewerkers van onze opdrachtgevers. Samen met collega’s die specialist zijn op het gebied van (bouw)projectmanagement, vastgoedadvisering, inkoop en facilitair management zorg jij voor een excellente facilitaire dienstverlening aan onze cliënten.

De rol van Backoffice Assistant Huisvesting & Facilities is voor ons van groot belang. Vanzelfsprekend zorg jij voor een goede dagelijkse dienstverlening maar we verwachten ook dat jij de huisvesting en facilitaire diensten van onze cliënten verder professionaliseert. Jij begrijpt hoe je een project moet opstarten en hoe deze samen met een projectteam tot een goed einde te brengen. Dit alles binnen een complexe omgeving met andere dienstverleners, onze cliënten en relevante instanties.

Wie zoeken wij:

Dagelijks ben je bezig met het ondersteunen van je collega’s en heb je veel rechtstreeks contact met opdrachtgevers en toeleveranciers. Het betreft een functie met veel doorgroeimogelijkheden, waaronder de mogelijkheid om op termijn een coördinerende positie te gaan vervullen. Bij voorkeur werk je fulltime, een vierdaagse werkweek is bespreekbaar. Tot je werkzaamheden behoren onder meer de volgende zaken:

  • Zelfstandig behandelen van aanvragen en klantverzoeken;
  • Correspondentie met toeleveranciers en projectpartners;
  • Het behandelen van in- en uitgaande post- en email;
  • Het correct verwerken van administratie, offertes, goedkeuringsaanvragen en overige technische documenten;
  • Ondersteunen bij het opstellen en voorbereiden van contracten en Service Level Agremeents (SLA’s) met cliënten en onze toeleveranciers.

Taken:

  • Onderhouden van contacten met leveranciers.
  • Bewaken van de kwaliteit en kwantiteit van onze dienstverlening die in de SLA’s is vastgelegd.
  • Controle op inkoop- en verkoopfacturen.
  • Vertalen van behoeften van cliënten naar praktisch facilitaire/huisvestingsoplossingen.
  • Het verwerken en voortdurend bijhouden van informatie in ons eigen Facility Management Informatie Systeem (Ultimo), Client Relationship Management systeem en inkoopsystemen.
  • Het voorbereiden van presentaties.
  • Het office management van ons eigen kantoor waaronder telefonie, post en bestellen van producten.
  • Het ondersteunen van collega’s en de directie bij alle voorkomende werkzaamheden indien hierom wordt gevraagd.

 Opleiding en Vaardigheden

  • Je hebt een afgeronde MBO- of HBO-opleiding op het gebied van Facility Management, Bouw-/ Vastgoedmanagement of een daarmee vergelijkbare studie.
  • Je hebt enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie in een complexe omgeving met diverse stakeholders;
  • Ervaring en interesse op het gebied van huisvesting, facilitaire projecten, (bouw)project management of inkoop.
  • Ervaring met facilitaire en/of vastgoed management- of beheersystemen zoals REMS, Planon, TOPdesk, Ultimo of vergelijkbaar is gewenst.

Wie ben jij?

  • Je denkt in praktische en haalbare oplossingen, met oog voor kwaliteit waarbij je hoofd- en bijzaken makkelijk uit elkaar weet te houden;
  • Je kunt goed problemen analyseren en durft anderen om advies te vragen;
  • Je bent mensgericht en een teamspeler;
  • Je bent geïnteresseerd in ontwikkelingen binnen jouw vakgebied en denkt in kansen;
  • Je bent assertief, resultaatgericht, communicatief en beschikt over een gezonde dosis relativeringsvermogen.

 

Heb jij vragen over onze vacatures?

Stel jouw vragen aan Eelco
eelco.hoet@myss.nl
+31 6 506 710 69