Facilitaire services spelen een belangrijke rol in het dagelijkse functioneren van jouw bedrijf en medewerkers. Toch worden deze ‘routinetaken' het snelst verwaarloosd, omdat ze ver van de core business af lijken te staan. Facilitair management lijkt dan ook de aangewezen post om zoveel mogelijk kosten op te besparen. Echter brengt dit het gevaar van onverwachte, grote kostenposten met zich mee. Wat voor kosten dan? Dat lichten we graag toe.

Verborgen effecten van weinig aandacht

Op sommige vlakken heeft facilitair management veel weg van de dagelijkse schoonmaak in huis. Besteed je er op regelmatige basis wat tijd en aandacht aan, dan blijft het steeds bij een kleine investering. Wordt er echter lang niet naar omgekeken, dan liggen grote reparaties en kosten op de loer. Een grote hersteloperatie kost vaak meer dan tien kleintjes. Net zoals het veel meer tijd en moeite kost om een maandvoorraad aan afwas, was en stof in één keer weg te werken. Daarbij speelt niet alleen de impact op het gebouw en de begroting, wat te denken van de mensen die dagelijks van het pand gebruikmaken?

Onvoldoende onderhouden faciliteiten zijn voor trouwe werknemers haperingen in een geoliede machine. Stel je voor dat tijdens een pauze het koffiezetapparaat weer eens defect is. Of in de zomer maakt de airconditioning nog steeds hetzelfde lawaai als de zomer ervoor. Het werk blijft doorgaan, maar begint steeds met een diepe zucht. De eerste zin in het overleg gaat niet over een agendapunt, maar over de zoemende airco. Frustraties stapelen zich op. Telkens kost het weer even om in de werkflow te komen. Zonder dat het op het eerste ogenblik opvalt, kost dit dus efficiëntie en inkomsten. Investeren in faciliteiten is investeren in jouw mensen.

Duurzaam of duur?

Repareer niet, wat niet kapot is. Die uitspraak wordt steeds lastiger te handhaven in tijdperk van snelle ontwikkeling. Wellicht zijn zaken als je isolatie, energie en ICT in prima staat. Maar wat als het blijkt dat al die kostenposten duurzamer en efficiënter kunnen worden ingericht? Natuurlijk, het vraagt een eenmalige investering die misschien afkeer oplevert. Alleen zal het op de lange termijn juist weer wel geld opleveren. Evalueer daarom goed hoe duurzaam jouw gebouw is. En wat dit betekent voor de lange termijn? Daarnaast is het ook bij dit onderwerp belangrijk om stil te staan bij de personen die het pand bezoeken, als werknemer, klant of prospect. En dan voornamelijk wat zij zullen denken.

Facilitaire services zijn namelijk een verborgen valkuil. Kijkend naar het grote plaatje, vallen ze nauwelijks op. Maar iedere individuele werknemer, bezoeker of partner ziet direct hoe goed ze onderhouden worden. Nalatig onderhoud kan dan ook leiden tot reputatieschade, zowel intern als extern. Dit beperkt niet alleen de inkomsten. Reputatie is gebaseerd op vertrouwen. Iets waarvoor je hard hebt gewerkt om het op te bouwen. Het repareren hiervan kost opnieuw ontzettend veel tijd, inzet en consistentie. Dat besteed je liever aan nog verdere versteviging, dan aan wederopbouw.

Boetes en andere sancties

Zoals gezegd kunnen de kleine lasten van facilitair management zich opstapelen tot gigantische problemen. Dit kan zelfs uitgroeien tot wettelijke proporties. Wanneer er bepaalde eisen zijn gesteld door instanties en je er contractueel voor verantwoordelijk wordt gehouden. Daarom is het belangrijk om op de hoogte te zijn alle wetten en regels omtrent jouw facilitaire services. Alsmede de kleine lettertjes van het contract om opgelegde sancties of boetes te voorkomen.

Het meest teleurstellende van oplopende kosten door nonchalance in facilitair management, is dat het vaak makkelijk voorkomen kon worden. Een goed overzicht van deze taken, inclusief de juiste aandacht, kan veel geld schelen. Tegelijkertijd is het ook fijn als je er juist niet naar om hoeft te kijken. Liever geef je je core business de volle aandacht, en mocht er iets gebeuren rondom facilitair management, dan is het heerlijk om te zeggen: "Daar heb ik MYSS voor."

Wil je de staat en behoeften van jouw facilitair management goed in kaart brengen om onverwachte kosten te vermijden? Neem eens contact op met MYSS.