MYSS gaat verhuizen naar Amstelveen! En komt dat even goed uit want wij zijn daar (onder andere) specialist in: We helpen immers onze klanten bij het (her)huisvesten van hun organisatie en medewerkers. "Het is een van de diensten die onder ons vastgoedadvies valt", legt MYSS-adviseur Roxanne Kiks uit. Een uitgelezen kans om zelf in praktijk te brengen wat we onze opdrachtgevers adviseren. Lees hier een aantal tips waar wij bij onze eigen verhuizing aan denken.

Kunst van het persoonlijke

Dat verhuizen een kunst is, weet Roxanne inmiddels als geen ander. Zij is verantwoordelijk voor de eigen verhuizing en ingebruikname van het nieuwe kantoor van MYSS in Amstelveen. Na een gedegen analyse en zoektocht heeft ze een geschikte kantoorruimte gevonden en is de huurovereenkomst getekend. "Een kantoor dat voldoet aan de groei en de ambitie van ons bedrijf. Na veel opdrachtgevers over hun toekomstige huisvesting te hebben geadviseerd, is het verhuizen van onze eigen organisatie een stuk persoonlijker dan ik had gedacht. De emotie die wij vaak ervaren wanneer het over een nieuwe locatie of nieuwe inrichting van het kantoor gaat, speelde nu ook bij onszelf in de organisatie." Omdat een kantoor en de inrichting veel over een bedrijf zegt en omdat bedrijven gemiddeld 10 jaar op dezelfde locatie gehuisvest zijn, was het voor ons erg relevant dat onze wensen en behoeften nauwkeurig in kaart werden gebracht.

Programma van Eisen

"Vaak weten bedrijven niet waar ze allemaal aan moeten denken bij een verhuizing", benadrukt Roxanne. Een belangrijk punt is bijvoorbeeld het aantal werkplekken en het gebruik daarvan. Moet je voor zestig werknemers ook zestig werkplekken realiseren of volstaat – zeker nu er nog steeds zoveel wordt thuisgewerkt – de helft daarvan? "Als je parttimers hebt of mensen werken voor 60% thuis dan kan dat veel schelen in de vierkante meters als medewerkers geen vaste plekken hebben. Zo kun je ook vergaderruimtes delen in een bedrijfsverzamelgebouw met andere huurders." Een efficiënte inrichting is belangrijk om de kosten zo veel mogelijk te besparen. "En je wil ook niet na twee jaar opnieuw verhuizen omdat de uitgangspunten voor het nieuwe kantoor niet kloppen."

Wanneer wij klanten adviseren beginnen we vaak met workshops om in kaart te brengen wat een bedrijf nodig heeft." Tijdens deze workshops komen de vastgoedexpertise van MYSS en de wensen en behoefte van de klant samen. "We triggeren de klant om uit te spreken wat zij nodig hebben. Zo maken we een Programma van Eisen waarin de wensen ten aanzien van locatie, oppervlakte, type kantoorruimtes, duurzaamheid, faciliteiten et cetera samenkomen. "Dit programma van eisen hebben we uiteraard voor onze eigen verhuizing opgesteld" weet Roxanne.

In contact met je contracten

Heb je alle contracten in kaart die gemoeid zijn met de verhuizing? "Wij hebben alle contracten voor ons huidige kantoor op tijd opgezegd of we hebben er flexibiliteit ingebracht. Het is slim om dit tijdig te doen", zegt Roxanne. “Als eerste de huurovereenkomst. Die heeft standaard een opzegtermijn van een jaar. Mis je de opzegging dan zit je er doorgaans weer voor een nieuwe huurtermijn aan vast." Echter ook de facilitaire diensten zoals de schoonmaak, abonnementen, catering, onderhoud en internet- en telefonie moeten worden opgezegd of verhuisd naar het nieuwe kantoor. “Je wil in je nieuwe locatie niet nog aan oude contracten vastzitten."

Voor 1 keer ICT op de eerste plaats?

En dan volgt de daadwerkelijke verhuizing, die veel gelijkenissen toont met het wisselen van woonhuis. Denk bijvoorbeeld aan je inboedel. "Je wil goed inventariseren: wat neem je mee, wat laat je achter, wat koop je nieuw?" Een factor die daarin te weinig prioriteit krijgt, is de ICT infrastructuur. "Je wilt geen verstoring hebben hierin, want zonder ICT loopt tegenwoordig alles spaak. Het aanvragen van een nieuwe glasvezelverbinding bijvoorbeeld neemt doorgaans drie maanden in beslag. Bij het plannen van de verhuizing krijgt ICT daarom een hoge prioriteit en gaan we vaak eerst in gesprek met de ICT-partij over de ICT-eisen voor de nieuwe locatie. Tegelijkertijd hebben we contact over het overzetten van nummers, internet en dergelijke."

Scheiden vóór het huwelijk?!

Tot slot benoemt Roxanne de onzichtbare olifant in de kamer. Wanneer je gaat trouwen, ga je er niet vanuit dat je ook weer een keer kan gaan scheiden. "Toch kun je van tevoren beter alles goed vastgelegd hebben. Als je super enthousiast bent over je toekomstige kantoor, worden afspraken met de verhuurder over bijvoorbeeld oplevering aan het einde van de huurovereenkomst vaak vergeten. Het is echt een blinde vlek", vertelt ze. "Terwijl daar heel veel bij komt kijken, zoals het opstellen van een Procesverbaal van Oplevering, wanneer je de sleutel moet inleveren of hoe je het kantoor moet achterlaten. Pas als dit ook zorgvuldig is vastgelegd, is de verhuizing compleet."

Roxanne is er trots op dat ze haar ervaring nu ook heeft kunnen inzetten bij de verhuizing van MYSS: "Nu ik ook zelf als project leider dit heb mogen begeleiden maakt het voor mij waardevoller om onze klanten te adviseren en te begeleiden".

Heb jij vragen over of heb je hulp nodig bij jouw (mogelijke) verhuizing? Neem dan gerust contact met ons op en laat geen detail onderbelicht!