Bij de meeste bedrijven worden contracten niet goed gemanaged. Vaak wordt pas wanneer een contract afloopt beoordeeld of de contractcondities nog marktconform zijn. Meestal wordt er helemaal geen contractanalyse uitgevoerd en worden contracten automatisch verlengd en verandert er – behalve de jaarlijkse prijsverhoging – helemaal niks.
Onze contractanalyse brengt de financiële en kwalitatieve afspraken met uw toeleveranciers in kaart. Daarmee is dit de basis voor de dagelijkse regie over de door u ingekochte huisvestingsdiensten. Ook biedt het structuur in marktvergelijkingen en inkooptrajecten. Onze contractscan kan eenmalig als nul-meting worden ingezet maar ook doorlopend als basis voor evaluaties, voortgangsrapportages, SLA’s en kostenanalyses. Hiermee krijgt u grip op uw kosten en op de kwaliteit van uw dienstverlening. Facilitaire diensten worden maximaal ondersteunend aan uw primaire bedrijfsprocessen.
Al uw contracten worden door ons geanalyseerd en in ons contractmanagementsysteem gezet. Ontbrekende contracten worden door ons opgevraagd bij leveranciers zodat al uw contractuele en financiële verplichtingen beschikbaar zijn in één systeem. Hierdoor worden aflopende contracten niet meer gemist en kunnen verplichtingen eenvoudig met elkaar in lijn worden gebracht. De contracten met de hoogste waarde en grootste kansen voor verbeteringen worden door ons geprioriteerd om verbeteringen te realiseren.
De grootste stap die door uw organisatie gemaakt kan worden is als MYSS als regiepartner voor al uw toeleveranciers gaat fungeren. Alle contracten worden door ons beheerd en de kwaliteit en kosten van de dienstverlening door ons gecontroleerd. Voor alle facilitaire services krijgt u daarmee één vaste contractpartner waarbij tegelijkertijd uw vaste toeleveranciers via ons hun werkzaamheden gewoon blijven uitvoeren. De factuurstroom die u ontvangt van contractpartijen wordt daarmee aanzienlijk beperkt waardoor financiële en procurement afdelingen worden ontlast. In onze optiek de optimale manier om grip te krijgen op afspraken en kosten.
Wij helpen u graag met:
- Benchmarks op financiële en kwalitatieve aspecten van de huidige doorlopende contracten van bijvoorbeeld facilities en servicekosten.
- In lijn brengen van de huidige contracten met uw doelstellingen door optimalisatie van één of meerdere diensten;
- Uitschrijven van tenderdocumenten en begeleiden van inkooptrajecten;
- Efficiënt en veilig (t.a.v. regelgeving en certificering) digitaal vastleggen van papieren contracten en/of contracten die op een andere wijze tot stand gekomen zijn;
- Inzichtelijk maken van contractinformatie voor uw organisatie d.m.v. rapportages en toegang tot ons contractmanagementsysteem;
- Periodiek en ad-hoc evalueren van prestaties t.o.v. gemaakte afspraken;
